-Подписка по e-mail

 

 -Поиск по дневнику

Поиск сообщений в La_vie_pour_moi

 -Статистика

Статистика LiveInternet.ru: показано количество хитов и посетителей
Создан: 03.11.2008
Записей:
Комментариев:
Написано: 12276

Тайм-менеджмент

Четверг, 23 Октября 2014 г. 15:20 + в цитатник
Время представляет наибольшую ценность для современного делового человека, поэтому тратить этот ресурс нужно с пользой. Я часто слышу вопрос: «Как Вы все успеваете?» Ничего сверхъестественного в этом нет: важно извлекать максимум пользы из каждой свободной минуты. Данная лекция будет посвящена тому, как правильно распоряжаться своим временем и научиться его экономить.
Каким должен быть каждый день? О важности денежных резервов
1) Что нужно делать каждый день? Что он собой представляет?
Это не просто пробуждение и удовлетворение неких физических потребностей. Каждый день – это некий план дел, который рекомендуется составлять прямо с утра. Так делаем не только мы – пиарщики, – но и наши клиенты, топ-менеджеры и все люди. Этому можно уделить время за утренней чашкой кофе дома или в офисе, написав список запланированного на листочке или в телефоне. Почему подобные записи нужно вести не в ежедневнике? Потому что планы – это мифы. Это просто мысль, идея. Запланировать можно многое, а получится далеко не все. Реальные результаты видны только в конце дня, когда на страницах ежедневника человек отмечает осуществленные дела. Кстати, можно указывать точное время, отведенное на каждое дело. Это будет подстегивать к тому, чтобы уложиться в срок.
Для чего записывать итоги дня? Можно сразу клиентские отчеты писать, а ссылки сохранять в Word. Очень удобно пользоваться сервисом Google Docs, где к документам можно настроить совместный доступ с нужными пользователями. Так, к примеру, выходит отчет по клиенту-психотерапевту, я вставляю ссылку в файл, хранящийся на сервисе. Это же в реальном времени видит и клиент.
Что касается личных дел, то встречается экстремальный подход: если день хорошо прошел, человек ставит плюс, если плохо – минус. В конце месяца подводится итог, бездарно прошло время или нет. Некоторые перед сном вспоминают, что было сделано, и отмечают самое яркое впечатление. Таким образом, можно понять, как ориентирован человек и что его больше привлекает. Однако это вещи скорее философские, поэтому мы вернемся к более приземленным вопросам.
2) Финансовый резерв. Часто в процессе рабочего дня возникают мелкие платежи: 100 рублей на баланс телефона, 200 рублей – туда, 50 – сюда и т.д.
Чтобы не тратить время на терминалы и комиссии, стоит всегда иметь под рукой небольшой резерв денежных средств в электронных платежных системах («Яндекс.Деньги» или Web-Money). Так любая операция из беготни и нервотрепки превратит в пару элементарных действий на компьютере или телефоне. В электронных кошельках есть полезная функция «избранное». Там сохраняются данные тех людей, которым уже производились выплаты. Не нужно заново вводить номер кошелька, достаточно только уточнить, не изменился ли он.
«Писательные» и «звонительные» часы. Когда нужно поплавать на мели?
3) Час продуктивности – это конкретный час дня, когда у человека что-то получается лучше всего. Если с утра прекрасно пишется, нужно писать именно в это время и не заниматься ничем другим. Забудьте про Skype, Facebook или «вКонтакте», а посвятите час-полтора созданию релизов, текстов, писем клиентам, отчетам и т.д. Чтобы ничто не отвлекало, можно на время совсем отключить интернет, но это своеобразный экстрим.
Если час «звонительный», отложите все дела и звоните всем, кому нужно. Отталкиваться лучше от собственных часов продуктивности, но иногда приходится коррелировать с контрагентами. Ярчайший пример – телефонный разговор с журналистом, который отсутствует с утра или в обед и всегда занят в конце рабочего дня. Подрядчикам лучше звонить с утра: один забыл прислать отчет, другой должен сувенирную продукцию изготовить и пр. В другое время они слишком заняты и загружены.
В идеале желательно проводить «писательный» час в 8–9, а «звонительный» в 10–11. Если совместить в один день это неудобно, можно чередовать часы продуктивности по мере необходимости: сегодня обзваниваете всех, а завтра пишете.
Иногда бывает очень трудно настроиться на большую серьезную работу, и тогда стоит сделать переменку и сделать что-то незначительное в этом направлении. Если нужно позвонить в крупное издание, потренируйтесь сначала на каком-нибудь заштатном журналисте. Если требуется большая статья, уделите немного времени на заметку или релиз. Это называется «поплавать на мели», то есть размяться перед совершением чего-то значительного.
Если в конкретный день совсем не получается писать или звонить, рекомендуется сменить поле деятельности. К примеру, можно съездить на встречу с журналистом, сходить в магазин, пообедать, побывать в банке или просто прогуляться, и лишь потом вернуться к первоначальной задаче.
И запомните: 70% дел нужно планировать на первую половину дня, когда мозг способен креативно мыслить, а организм бодр и полон сил.
Не забывайте про делегирование! И про лягушку.
Есть такой анекдот. У профессора спрашивают, как он всё успевает, на что он отвечает: — Интеллектуальный труд я оставляю за собой, а физический перепоручаю, делегирую: мешки таскать, квартиру убирать. — А вот какать — это к чему относится? Это интеллектуальный или физический труд? — Если бы это был физический труд, — отвечает профессор, — я бы перепоручил!
4) Делегирование. Иногда кажется, что вы делаете что-то не то. Например, стоит задача написать большую статью, которая займет около 8 часов. Это же целый рабочий день! Вывод – это не ваше дело. В таком случае эту работу со спокойной совестью можно отдать внешнему автору, который сделает ее за 3 часа и попросит 300 рублей. Копирайтеров сейчас много, и ценник у них невысокий, поэтому можно перепоручить статью и заниматься в свободное время стратегией, креативом и организационными моментами.
Почему делегирование полезно? Есть вещи, на изучение которых уйдет немало времени, а профессионал выполнит все за 5 минут. В такой ситуации можно просто передать работу специалисту или параллельно наблюдать за его деятельностью, чтобы научиться делать это самостоятельно.
Бывают случаи, когда перепоручение – это единственный разумный выход. Допустим, есть задача, которая не решается на протяжении двух или трех месяцев. Это явный признак того, что тема не поддается и лучше отдать ее другим людям. У одних анкета не заполнена, у других – коллаж не сделан, у третьих – статья не написана и т.д. Попросить о помощи можно даже у брата или друга, главное – завершить начатое.
5) «Лягушка» – это неприятное дело, с которого лучше всего и начинать день, чтобы не откладывать в долгий ящик. К примеру, нужно позвонить бешеному журналисту или связаться с капризным клиентом. Берите трубку и решайте проблему с самого утра.
Если переносить неприятное дело на конец дня, скорее всего, оно так и останется невыполненным. А если и решится, то испортит весь день. «Съедать лягушку» нужно в начале дня: «съели», «стошнило» и остаемся с чистым желудком и хорошим настроением. Желательно, чтобы неприятных дел вообще не было. Если удовлетворения от их покорения нет, делегируйте тем, кому это нравится.
Еще одно пожелание к ежедневному плану – обеспечивать себе в день одно зажигательное дело, которое подарит хорошее настроение и эмоциональный подъем на долгое время. Например, вчера в конце дня я написал релиз про объявление войны бизнес-ланчам и до глубокой ночи был под впечатлением от того, как простой текст меняет реальность!
Это отчасти возвращает нас к мысли о разработке любимого клиента, пусть пока и мифического. Допустим, житель одного города помогает пиарить чиновника, который ворует. Человек работает на энтузиазме: пишет релизы, устраивает демонстрации и всевозможные перфомансы. Спустя какое-то время его вызывают в администрацию президента и предлагают быть пиарщиком. Далее – выбор за человеком, но самое главное – любимое дело дает невероятный эмоциональный заряд.
Подружитесь с современными технологиями и уделите внимание спорту
6) Использование высоких технологий, а именно сервисов Evernote, «Яндекс.Диск», Google Disk и Dropbox, ускорит обмен информации или надежно сохранит ее на закрытых интернет-серверах. Например, звонит однажды в обед клиент и говорит, что нужно срочно прислать отчет за прошлый месяц или последний релиз, который он потерял. Пиарщик срывается с обеда и бежит в офис ради отправки одного письма. А если в это время он на встрече или в дороге?
Если у PR-специалиста есть «Яндекс.Диск», достаточно зайти на сайт с телефона, скопировать нужную ссылку и выслать клиенту. Никакой беготни и нервотрепки. Этот же сервис поможет, если хочется поработать из дома, а документы в памяти рабочего компьютера. Облачное хранилище – это очень полезное изобретение, благодаря которому решаются многие вопросы и затруднения.
Evernote, к примеру, у меня предназначен для новых СМИ. Вижу новое издание, фотографирую его и отправляю в соответствующую заметку на сервер. Очень удобно – не надо записывать или запоминать, но и не забывается. Точно так же можно идеи по каждому клиенту в Evernote записывать.
Предположим, кому-то не хочется разбираться с подобными сервисами. Можно по старинке использовать неотправленные смс, если это старая модель телефона, или заметки, фотографии и документы в современных смартфонах. Безусловно, каждый работает по-своему, но технические новинки все же предпочтительнее.
7) Спортивные мероприятия по ходу дня – это обыкновенная производственная гимнастика, состоящая из упражнений для глаз, пальцев рук, шейного и поясничного отделов позвоночника и пр. Эффективным средством является методика «Ключ», которая является индикатором текущего состояния человека. Спорт после рабочего дня снимает мышечное напряжение и позволяет отдохнуть от мыслительного процесса. К физическим нагрузкам после работы нужно себя приучить и сначала, возможно, заставить себя, так как в это время хочется только упасть на кровать и заснуть. Однако ложиться спать уставшим плохо, от этого люди и не высыпаются. А после спортивных занятий организм получает заряд бодрости, и сон будет намного продуктивнее.
Не нужно загружать себя тренировочными программами, достаточно лишь легкой пробежки или зарядки, можно поплавать в бассейне или хотя бы сделать «Ключ». Два раза в неделю это нужно делать обязательно. За рабочий день человек уменьшается в росте на 2–3 см, так как позвоночник несет на себе тяжелейшие нагрузки. Поэтому если совсем нет сил, нужно хотя бы повисеть на турнике. В таком положении позвоночник распрямляется, устраняются защемления позвонков и напряжение в области спины.
RE: сон, уведомления, переписка по почте, выходные. Пожалуйста, подтвердите получение
8) Вечерний сон. От усталости иногда не хочется ни спортивных занятий, ни каких-то личных дел. В таком случае нужно поспать. Сон с 19 до 20 часов равен 3 часам сна ночью, с 20 до 21 часа – двум ночным и т.д. Как же тогда полезен и эффективен дневной сон! Если прилечь после работы на полчаса, после пробуждения усталости не будет, и можно посвятить вечер полезным делам или развлечениям.
9) Не отвлекаться на чаты и соц.сети. Прекрасно, когда получается сосредоточиться на одном деле и продуктивно работать. Однако вокруг имеется немало помех, в том числе Skype, «вКонтакте», Facebook. Отвечать на послания и отвлекаться на многочисленные уведомления – это пустая трата времени. Рекомендуется не включать чаты и социальные сети, если задача сконцентрирована на конкретном деле, или хотя бы отключить уведомления и всплывающие сообщения.
10) Музыкальное сопровождение. Где слушать музыку? С винчестера, в Dropbox, но не с сайта «вКонтакте». Другие пользователи думают, что человек online и не занят, и отвлекают его глупыми сообщениями. На это тратится драгоценное время и внимание, тогда как нужно целиком погрузиться в конкретное дело.
Опытным путем можно понять и запомнить, какая музыка располагает к сосредоточенному выполнению дела. В аналогичной ситуации с помощью той же музыки можно вызвать рабочее настроение и креатив. Это называется якорение состояния.
11) Электронная почта – строго для дела. Встречаются любители посылать сообщения по e-mail в стиле чата: Ну что? Как дела? Когда можно приехать? В итоге теряется время на ответы, а затем на чистку почтового ящика.
Подобное происходит и с клиентом. Допустим, пиарщик предлагает проект: как Вам выставка? А клиент отвечает: Окей. Что это значит? Ничего конкретного. Поэтому если есть идея, ее нужно изложить полностью со всеми выкладками, ценниками и возможными затруднениями. Если присылать информацию по частям, на определенном этапе клиент может сказать, что выставка ему не нужна, и тогда старания пропадают зря. Есть предложение – делайте это оптом.
Тема письма обязательно должна быть указана. Это удобно для обоих собеседников. Если во время переписки разговор переходит на другую тему, то в поле нужно внести изменения. К примеру, если начали общаться по поводу отчета, а закончили об утверждении релиза, то и тема должна быть соответствующая – утверждение пресс-релиза. В процессе переписки это может показаться не столь важным, но в действительности это оптимизирует время на поиск того, о чем шла речь раньше.
Проверка почты часто вызывает так называемый синдром ожидания письма. Человек обновляет почту и отвечает на письма. Если новых писем нет, он продолжает обновлять сайт в ожидании их. Иногда люди этого не замечают, но это пустая трата времени! Поэтому стоит установить себе лимит. Скажем, проверка почты осуществляется 4 раза в день: в 10, 12, 16 и 18 часов. Этого достаточно, чтобы вовремя ответить и среагировать на все письма. Если от клиентов или журналистов будет срочный запрос, об этом обычно извещают звонком или смс-сообщением. Можно при общении заранее предупредить, что по важным делам лучше продублировать на мобильный телефон.
Уведомление о прочтении обязательно должно присутствовать в письме. Лучше это сделать вежливо и изысканно: не соизволите ли Вы подтвердить получение моего письма, ведь я работаю на ваше время и пр. Главное, чтобы это было сделано убедительно. Можно отправлять смс с текстом: Ок? Опыт показывает, что ответ приходит моментально.
12) Работа в выходные – это злободневный вопрос для каждого человека. Существует две стратегии: либо в выходные завершается то, что не было сделано за неделю, плюс еще какой-то объем, чтобы быть на шаг впереди клиентов и конкурентов; либо средства связи отключаются на выходные, и единственная работа заключается в записи идей, которые приходят в голову. Как правило, при отсутствии связей в субботу и воскресенье мысли бывают особенно креативными и полезными.
Экстремальная стратегия выходных – либо все, либо ничего. Есть клиенты, которые работают по субботам. Но опыт показывает, что лучше все же отдыхать и набираться сил перед предстоящей неделей. Работать на износ можно только в сезон, иначе люди начинают выгорать, терять энтузиазм, и результаты будут не такими яркими.
Можно чередовать выходные. Допустим, одни проводите для себя, другие – без связи, в следующие снова отдыхаете, а затем наверстываете и т.д. Главное поступать комфортно для себя, не заставлять, а делать на легкой волне.
И совет напоследок: можно пользоваться программами для тайм-менеджмента, которые учат избавляться от ненужного и сокращать потерянное время. Полезным окажется тест на концентрацию внимания. К примеру, у меня этот параметр не очень высок. Во время часового эпизода сериала я могу 5 раз зайти в интернет, чтобы посмотреть новости или сообщения в соц.сетях. В итоге приходится пересматривать пропущенные куски, чтобы восстановить связь событий. С этим можно либо смириться, либо бороться – для каждого свое.
Главное – понять, на что уходит время. А дальше решайте сами, что с этим делать.
По тематике управления временем рекомендую к прочтению книги Глеба Архангельского «Тайм-драйв» и «Организация времени», а также «101 совет по тайм-менеджменту» Александра Яныхбаша.
 
Рубрики:  Работа
Психология



 

Добавить комментарий:
Текст комментария: смайлики

Проверка орфографии: (найти ошибки)

Прикрепить картинку:

 Переводить URL в ссылку
 Подписаться на комментарии
 Подписать картинку