-ѕодписка по e-mail

 

 -ѕоиск по дневнику

ѕоиск сообщений в La_vie_pour_moi

 -—татистика

—татистика LiveInternet.ru: показано количество хитов и посетителей
—оздан: 03.11.2008
«аписей:
 омментариев:
Ќаписано: 12276

»зъ€тие документов: пор€док действий и советы по уменьшению рисков

—уббота, 07 јпрел€ 2012 г. 02:18 + в цитатник

»з невзрачного помещени€ с пыльными документами архив организации может превратитьс€ в место действи€ с захватывающим сюжетом.  то и на каких основани€х может изымать документы компании?  аким образом избежать или отсрочить этот непри€тный момент? » как снизить уровень возможного ущерба де€тельности предпри€ти€?

“ать€на ¬ойцехович, ведущий эксперт компании «ƒелис јрхив» по вопросам архивной обработки документов

ƒокументы €вл€ютс€ основой де€тельности любой организации, поскольку именно они содержат данные о каждой значимой операции. ќднако, как показывает практика, така€ информаци€ может стать объектом интересов не только сотрудников и контрагентов организации, но и некоторых органов, обладающих правом санкционированного изъ€ти€ документов.
»зъ€тие документов может быть произведено при осуществлении различных видов де€тельности:
контрольной;
оперативно-розыскной;
в ходе административного и уголовного процесса.
ќднако, учитыва€ обширность данной тематики, которую невозможно осветить в полном объеме в рамках одной статьи, мы поговорим лишь о действи€х налоговых и других органов во врем€ контрольной и оперативно-розыскной де€тельности соответственно.
»зъ€тие документов налоговыми органами
¬ рамках контрольной де€тельности налоговые органы имеют право производить выемку документов у налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента при проведении налоговых проверок в случа€х, когда есть достаточные основани€ полагать, что эти документы будут уничтожены, сокрыты, изменены или заменены (п. 3 ст. 31 Ќ  –‘; ст. 7 «акона –‘ от 21.03 1991 є 943-1 «ќ налоговых органах –оссийской ‘едерации»).
ѕор€док изъ€ти€ документов налоговыми органами определ€етс€ только Ќалоговым кодексом –‘. Ёто требование действует с момента вступлени€ в силу (с 1 €нвар€ 2007 года) изменений к закону от 21.03.1991 є 943-1 «ќ налоговых органах –оссийской ‘едерации».
»зъ€тие документов в пор€дке налогового контрол€ называетс€ выемкой (ст. 94 Ќ  –‘). ¬ыемка не может быть произведена вне рамок выездной налоговой проверки (п. 1 ст. 94 Ќ  –‘). ќна возможна, если налогоплательщик в рамках выездной налоговой проверки не предоставил налоговому органу затребованные должностным лицом налогового органа документы в п€тидневный срок.  роме того, налоговый орган должен предъ€вить постановление о производстве выемки, подписанное руководителем или его заместителем.
ѕор€док проведени€ выемки документов:
1. ƒо начала выемки должностное лицо налогового органа предъ€вл€ет 
постановление о производстве выемки и разъ€сн€ет присутствующим лицам их права и об€занности.
2. ƒолжностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производитс€ выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.
3. ѕри отказе лица, у которого производитс€ выемка, вскрыть помещени€ или иные места, где могут находитьс€ подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самосто€тельно, избега€ причинени€ не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.
4. »зъ€тые документы и предметы перечисл€ютс€ и описываютс€ в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему опис€х с точным указанием наименовани€, количества ииндивидуальных признаков предметов, а по возможности – стоимости предметов.
ѕомимо этого, существует р€д специальных правил, касающихс€ проведени€ выемки:
1. Ќе допускаетс€ производство выемки документов и предметов в ночное врем€.
2. ¬ыемка документов и предметов производитс€ в присутствии пон€тых и лиц, у которых производитс€ выемка документов и предметов. ¬ необходимых случа€х дл€ участи€ в производстве выемки приглашаетс€ специалист.
3. Ќе подлежат изъ€тию документы и объекты, не имеющие отношени€ к предмету налоговой проверки.
ќ производстве выемки, изъ€ти€ документов и предметов составл€етс€ протокол (ст. 99 Ќ  –‘).
ѕервичные бухгалтерские документы также имеют специальный режим их изъ€ти€. ¬ соответствии с п.8 ст. 9 ‘едерального закона –‘ от 21,11.1996 г є 129-‘« «ќ бухгалтерском учете» первичные учетные документы бухгалтерского учета могут быть изъ€ты только органами дознани€, предварительного следстви€ и прокуратуры, судами, налоговыми инспекци€ми и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством –‘.
ѕомимо налоговых органов и служб, задействованных в оперативно-розыскной де€тельности, право изымать документы имеют право:
—четна€ палата при проведени€ контрол€ за исполнением бюджета;
ќрганы государственного контрол€ за геологическим изучением и разведкой месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней, их добычей, производством, использованием и обращением с целью получени€ сведений о получении, расходовании, учете, хранении драгоценных металлов и камней и др.
 опии или подлинники?
¬ажно отметить, что изыматьс€ должны копии документов. ѕодлинники изымаютс€, если у налоговых органов есть достаточные основани€ полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены (п. 8 ст. 94 Ќ  –‘).
≈сли изымаютс€ подлинники, с них изготавливают копии, которые завер€ютс€ должностным лицом уполномоченного органа и передаютс€ лицу, у которого они изымаютс€. ѕри невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъ€тием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъ€ты, в течение п€ти дней после изъ€ти€ (п. 8 ст. 94 Ќ  –‘).
¬ случае, если по истечении п€ти дней после изъ€ти€ документов заверенные копии документов не были переданы лицу, у которого изъ€ты документы, заверенные копии документов в течение трех дней должны быть направлены по почте заказным почтовым отправлением, о чем делаетс€ запись в протоколе с указанием номера почтового отправлени€.
 опии документов направл€ютс€ по адресу места нахождени€ юридического лица или адресу места жительства физического лица, указанному в протоколе.
Ќесоблюдение должностными лицами государственной налоговой инспекции пор€дка выемки (изъ€ти€) документов или оформлени€ протокола может послужить поводом к обжалованию в суде. ¬ судебной практике существуют случаи, когда суд принимал сторону налогоплательщиков.
ќперативно-розыскные меропри€ти€
ѕри осуществлении оперативно-розыскной де€тельности изъ€тие документов осуществл€етс€ в соответствии с п. 1 ст. 15 ‘едерального закона от 12.08.1995 є144-‘« «ќб оперативно-розыскной де€тельности», а также на основании пункта 10 ст. 13 «акона «ќ полиции» є 3-‘« от 7 феврал€ 2011 года.
ѕри решении задач оперативно-розыскной де€тельности органы, уполномоченные ее осуществл€ть, имеют право:
1. ѕроводить гласно и негласно оперативно-розыскные меропри€ти€, перечисленные в статье 6 ‘едерального закона, производить при их проведении изъ€тие документов, предметов, материалов и сообщений, а также прерывать предоставление услуг св€зи в случае возникновени€ непосредственной угрозы жизни и здоровью лица, а также угрозы государственной, военной, экономической или экологической безопасности –‘.
2. ¬ случае изъ€ти€ документов, предметов, материалов при проведении гласных оперативно-розыскных меропри€тий должностное лицо, осуществившее изъ€тие, составл€ет протокол в соответствии с требовани€ми уголовно-процессуального законодательства –‘.
ѕолный перечень органов, правомочных осуществл€ть изъ€тие документов при проведении оперативно-розыскных меропри€тий, установлен ст. 13 закона. Ќа территории –оссии право осуществл€ть оперативно-розыскную де€тельность предоставл€етс€ оперативным подразделени€м:
ќрганов внутренних дел –‘;
ќрганов ‘едеральной службы безопасности;
‘едеральных органов государственной охраны;
“аможенных органов –‘;
—лужбы внешней разведки –‘;
‘едеральной службы исполнени€ наказаний;
ќрганов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ.
¬ соответствии с п. 5 ст. 15 ‘едерального закона от 12.08.1995 є 144-‘« «ќб оперативно-розыскной де€тельности» законные требовани€ должностных лиц органов, осуществл€ющих оперативно-розыскную де€тельность, об€зательны дл€ исполнени€ физическими и юридическими лицами, к которым такие требовани€ предъ€влены.
Ќеисполнение законных требований должностных лиц органов, осуществл€ющих оперативно-розыскную де€тельность, либо воспреп€тствование ее законному осуществлению влекут ответственность, предусмотренную законодательством –‘.
ќсновани€ дл€ проведени€ оперативно-розыскных меропри€тий
1. Ќаличие возбужденного уголовного дела.
2. —тавшие известными органам, осуществл€ющим оперативно-розыскную де€тельность, сведени€ о:
- признаках подготавливаемого, совершаемого или совершенного противоправного де€ни€, а также о лицах, его подготавливающих, совершающих или совершивших, если нет достаточных данных дл€ решени€ вопроса о возбуждении уголовного дела;
- событи€х или действи€х, создающих угрозу государственной, военной, экономической или экологической безопасности –оссийской ‘едерации;
- лицах, скрывающихс€ от органов дознани€, следстви€ и суда или уклон€ющихс€ от уголовного наказани€;
- лицах, без вести пропавших, и об обнаружении неопознанных трупов.
3. ѕоручени€ следовател€, органа дознани€, указани€ прокурора или определени€ суда по уголовным делам, наход€щимс€ в их производстве.
4. «апросы других органов, осуществл€ющих оперативно-розыскную де€тельность, по основани€м, указанным в насто€щей статье.
5. ѕостановление о применении мер безопасности в отношении защищаемых лиц, осуществл€емых уполномоченными на то государственными органами в пор€дке, предусмотренном законодательством –‘.
6. «апросы международных правоохранительных организаций и правоохранительных органов иностранных государств в соответствии с международными договорами –‘.
ќрганы, осуществл€ющие оперативно-розыскную де€тельность, в пределах своих полномочий вправе также собирать данные, необходимые дл€ прин€ти€ решений:
1. ќ допуске к сведени€м, составл€ющим государственную тайну.
2. ќ допуске к работам, св€занным с эксплуатацией объектов, представл€ющих повышенную опасность дл€ жизни и здоровь€ людей, а также дл€ окружающей среды.
3. ќ допуске к участию в оперативно-розыскной де€тельности или о доступе к материалам, полученным в результате ее осуществлени€.
4. ќб установлении или о поддержании с лицом отношений сотрудничества при подготовке и проведении оперативно-розыскных меропри€тий.
5. ѕо обеспечению безопасности органов, осуществл€ющих оперативно-розыскную де€тельность.
6. ќ выдаче разрешений на частную детективную и охранную де€тельность.
≈сли имеетс€ возбужденное уголовное дело, любое меропри€тие, в том числе выемка, проводитс€ по правилам ”головно-процессуального кодекса (”ѕ ). ќднако органы, которые перечислены в ст. 13, имеют право без возбуждени€ уголовного дела согласно п. 2 ст. 7 ‘едерального закона от 12.08 1995 є 144-‘« «ќб оперативно-розыскной де€тельности» осуществл€ть изъ€тие документов.
ƒействи€ сотрудников при осуществлении ими ќ–ƒ регламентированы ведомственными нормативными актами, известными только узкому кругу лиц.
”казом ѕрезидента –‘ от 11.02.2006 є 90 «ќ перечне сведений, отнесенных кгосударственной тайне», сведени€ об оперативно-розыскной де€тельности (силы, средства, источники, методы, планы, результаты) отнесены к государственной тайне.
ѕрактические рекомендации в ходе оперативно-розыскных меропри€тий
1. Ќе впадать в панику, а действовать хладнокровно и пытатьс€ т€нуть врем€, не отказыва€ органам в выдаче документов. ∆елательно все переговоры записывать с применением звукозаписывающего устройства.
2. ѕопросите сотрудников предъ€вить личные документы (удостоверени€). Ќе забудьте переписать все данные, указанные в них.
3. ѕопросите сотрудников предъ€вить документ, подписанный руководителем и имеющий печать. ≈сли такого документа нет, а сотрудники настаивают на выполнении своих действий, необходимо попросить их о возможности св€затьс€ с руководителем.
4. ѕозвоните 02 (они записывают все вызовы) и попросите помочь вам разобратьс€ в ситуации.
 ак обезопасить документы в случае изъ€ти€
ƒл€ того чтобы сократить уровень рисков при изъ€тии документов, руководство компании должно заранее прин€ть меры, которые помогут в случае, если налоговые и другие контролирующие органы застали врасплох.
¬о-первых, руководство компании может обезопасить свои документы от таких сюрпризов за счет организации территориально распределенного архива, передав документы на внеофисное хранение. ¬неофисное хранение предполагает такой способ организации архива, при котором документы вывоз€тс€ за пределы офисных помещений и хран€тс€ в специализированных архивных хранилищах повышенного уровн€ безопасности.
 онтрольные органы, уполномоченные произвести изъ€тие документов, пребывают по адресу фактического расположени€ компании. ≈сли документы территориально распределены, т. е. сданы на внеофисное хранение в архивную компанию, то у руководства по€вл€етс€ врем€ на то, чтобы отт€нуть момент встречи контрольных органов и документов компании. «а это врем€, например, можно пригласить адвоката и сократить уровень рисков до минимума.
ќднако не забывайте, что ни одна архивна€ компани€ не застрахует вас от ответственности, котора€ наступает вследствие неправомочных действий, в том числе в отношении контролирующих органов.
¬ажно отметить, что внеофисное хранение позвол€ет сократить издержки на содержание и обслуживание архива, а также обеспечивают комплексную защиту документов (противопожарна€ безопасность, контроль доступа, снижение рисков утраты/повреждени€ документации).
¬о-вторых, нужно помнить о том, что каждый документ имеет свой срок хранени€, после которого он подлежит уничтожению. —воевременное выделение дел к уничтожению способно спасти компанию от рисков, возникающих вследствие доступа уполномоченных органов к документам с истекшими сроками хранени€, которые могут содержать информацию компрометирующего характера.
¬-третьих, при проведении контрольных и розыскных меропри€тий могут изыматьс€ как копии, так и подлинники документов. ¬ том случае, если были изъ€ты документы-оригиналы, компани€ может оказатьс€ без важных документов, которые необходимы дл€ поддержани€ эффективных бизнес-процессов.
— целью решени€ этой проблемы руководство некоторых компаний реализует систему электронного архива, котора€ позвол€ет им иметь под рукой копию документов независимо от того, где они физически наход€тс€ в текущий момент.  роме того, при необходимости из базы электронного архива может быть извлечена информаци€ по запросу налоговых и правоохранительных органов.
ƒополнительную информацию о том, какие меропри€ти€ провод€тс€ при изъ€тии документов, проводимыми в рамках административного и уголовного процесса, вы можете узнать в статье «»зъ€тие документов: контрольный, административный и уголовный процессы».
–убрики:  –абота
«акон
“рудовые споры



 

ƒобавить комментарий:
“екст комментари€: смайлики

ѕроверка орфографии: (найти ошибки)

ѕрикрепить картинку:

 ѕереводить URL в ссылку
 ѕодписатьс€ на комментарии
 ѕодписать картинку