-ѕодписка по e-mail

 

 -ѕоиск по дневнику

ѕоиск сообщений в La_vie_pour_moi

 -—татистика

—татистика LiveInternet.ru: показано количество хитов и посетителей
—оздан: 03.11.2008
«аписей: 10506
 омментариев: 1101
Ќаписано: 12277


»нструкци€ дл€ суперсекретар€

ѕ€тница, 04 ‘еврал€ 2011 г. 09:36 + в цитатник

„тобы добитьс€ карьерного роста, секретарю помимо уверенного владени€ MS Office и знани€ офисной техники понадоб€тс€ специальные навыки – умение работать с большими объЄмами информации и способность к самоорганизации. ¬ход€щие звонки, совещани€ и встречи, ворох срочных задач от руководител€ – всЄ удержать в голове невозможно да и не нужно, если вы владеете инструментами тайм-менеджмента.


–екомендации даЄт —ергей Ѕехтерев, директор по консалтингу компании «ќрганизаци€ ¬ремени».

 ак часто вы попадали в такую ситуацию: обклеенна€ стикерами о поступивших звонках, вы пытаетесь сообщить своему руководителю, кто звонил и с какой целью. –азбира€сь с пометками и ища нужные записи, вы тратите врем€ начальника и неизбежно искажаете информацию. »збежать этого поможет правильна€ организаци€ рабочего процесса.

ѕриЄм звонков
≈щЄ одна картина из рабочих будней секретар€: он принимает звонок, узнает, кто звонил и цель звонка, и, не зна€, соедин€ть или нет, звонит руководителю с вопросом: «»ван ѕетрович, тут звонит... с вопросом о... —оедин€ть?». –уководитель обычно отвечает, что перезвонит сам, сейчас очень зан€т. » так происходит 40-50 раз в день, то есть 40-50 раз в день руководител€ отвлекают от выполнени€ его задач!

ѕринципы фиксировани€ информации о поступивших звонках просты.
• ¬с€ информаци€ о звонках (кто звонил и с какой целью) фиксируетс€ в электронном виде так, чтобы руководитель всегда мог еЄ просмотреть на рабочем месте.
• —писок вопросов, по которым необходимо соедин€ть с руководителем сразу же, определ€етс€ заранее и прописываетс€ в «–егламенте фиксировани€ звонков». ¬сЄ остальное фиксируетс€ в списке звонков до того момента, пока руководитель сможет просмотреть записи.

¬от так выгл€дит, например, одно из возможных представлений, настроенных в Microsoft Outlook, в котором видна информаци€ о всех поступивших звонках за последние полчаса.

–аздел «“елефонные звонки».

–уководитель, закончив выполн€ть какое-то дело или завершив деловую встречу, всегда может зайти в данный раздел и быстро просмотреть информацию о звонках. ¬ случае важного и срочного вопроса — перезвонить. ѕосле просмотра руководитель снимает звонок с контрол€ — так секретарь узнаЄт, что руководитель в курсе переданной информации.

¬едение контактной информации
„асто также приходитс€ видеть секретарей, заваленных визитками и стикерами с контактными данными, которые могут потом оказатьс€ нужными руководителю или секретарю. »ногда, конечно, все карточки распредел€ютс€ по специальным визитным книгам, которые расставл€ютс€ друг за другом в шкафу. ¬ыгл€дит красиво и внушительно, но дальнейший поиск нужного контакта в таком бумажном хранилище может занимать много времени. «Ќу где же эта визитка, мне срочно нужно ему позвонить, а ты уже полчаса ищешь», — такие восклицани€ руководител€ €вл€ютс€ последствием хранени€ контактов в бумажном виде.

¬ программах Microsoft Outlook/Lotus Notes есть специальный раздел « онтакты» дл€ хранени€ контактной информации. —екретари, получа€ новые визитки от руководител€, сразу вбивают их на основе «–егламента обработки и хранени€ контактной информации».

–уководитель, настроив коммуникатор на посто€нную синхронизацию с корпоративным планировщиком, сразу видит все изменени€, стоит секретарю внести новый контакт в Microsoft Outlook/Lotus Notes. ј значит, у него по€вл€етс€ возможность использовать эти данные: позвонить, написать электронное письмо и даже вы€снить обсто€тельства знакомства и следующие планируемые шаги развити€ отношений. ѕри этом руководителю даже не об€зательно находитьс€ дл€ этого на рабочем месте — коммуникатор синхронизирует данные везде, где есть мобильна€ св€зь.

¬едение всех контактов на основе регламента позвол€ет находить нужный руководителю контакт всего за несколько секунд, по первым трЄм буквам любой вспомнившейс€ информации: фамилии, имени, отчества, названи€ компании или должности.

 онтроль повтор€ющихс€ задач
—екретар€м часто приходитс€ выполн€ть огромное количество регул€рно повтор€ющихс€ задач. —овсем не об€зательно держать все эти задачи в голове или переписывать посто€нно с одного листа ежедневника на другой — программы Microsoft Outlook/Lotus Notes позвол€ют легко отслеживать их выполнение.

Ќапример, вот так выгл€дит представление регул€рных задач, настроенное в Microsoft Outlook.

–аздел ««адачи».

¬ соответствии с «–егламентом выполнени€ регул€рных задач», секретарь, зайд€ в это представление, может легко по цвету определить актуальные задачи на сегодн€ — они выделены синим цветом.  расным цветом отмечаютс€ просроченные задачи. Ќа остальные можно уже не обращать внимани€.

ќрганизаци€ совещаний и встреч
ƒл€ того чтобы хорошо организовать совещание, секретарю важно позаботитьс€ о каждой мелочи. ƒл€ упрощени€ этой задачи можно разработать специальные формы, заполн€емые в процессе подготовки совещаний.

–аздел «¬стречи».

ѕоследовательно заполн€€ пол€ данной формы на основе «–егламента организации совещаний», секретарь не пропустит ничего важного. “акже при планировании встреч в Microsoft Outlook/Lotus Notes очень удобно отмечать загрузку основных переговорных — в специальных календар€х всегда видно текущее положение дел, и при необходимости можно легко найти свободные зоны дл€ встреч, избежав накладок.

ѕланирование совещаний.

ћатериал проекта  арьерист.ру

јвтор: —ергей Ѕехтерев, директор по консалтингу компании «ќрганизаци€ ¬ремени», первый в –оссии сертифицированный специалист MindJet в области визуализации информации, ведущий тренингов и руководитель проектов в √осударственной думе –‘, ћинистерстве экономического развити€ –‘, –∆ƒ, —бербанке, ‘—  ≈Ё—, –ќ—Ќќ и др.
 арьерист.ру (www.careerist.ru).

–убрики:  –абота
ѕсихологи€



 

ƒобавить комментарий:
“екст комментари€: смайлики

ѕроверка орфографии: (найти ошибки)

ѕрикрепить картинку:

 ѕереводить URL в ссылку
 ѕодписатьс€ на комментарии
 ѕодписать картинку